Microsoft Flow es el servicio en línea de Microsoft que automatiza los flujos de trabajo en múltiples servicios basados ​​en la web. Estos servicios incluyen servicios de Microsoft como Dynamics 365, SharePoint, Office, OneDrive, OneNote y otros, así como muchos servicios de terceros, como Dropbox, Google Drive, Gmail, GoToMeeting e incluso Salesforce.com.

La introducción de Microsoft Flow hace que muchas personas pregunten «¿Cuándo debo usar Workflows y cuándo debo usar Microsoft Flow para automatizar los procesos de Dynamics 365?» Ambos pueden hacer muchas de las mismas cosas, pero queremos usar la herramienta adecuada para el trabajo. En esta publicación, expondremos algunas de las mejores prácticas para identificar cuándo considerar cada una de estas herramientas.

Flujo de trabajo de Microsoft Dynamics 365

En Dynamics 365 la interfaz de usuario para la personalización de Workflow no ha cambiado mucho desde CRM 3.0. Continúa ofreciendo un conjunto bastante completo de condiciones y puede activarse a partir de casi cualquier acción en CRM. También se puede ampliar mediante acciones y actividades de flujo de trabajo personalizadas .

Cuándo usar Dynamics 365 Workflow:

• Si todo el proceso ocurre dentro de Dynamics 365 Customer Engagement, el flujo de trabajo suele ser (pero no siempre) la mejor opción para la automatización de Dynamics. Al hacer la mayoría de sus flujos de trabajo centrados en CRM a través de Workflow, puede administrar fácilmente sus procesos automatizados y monitorear el rendimiento de los flujos de trabajo desde el área de configuración de trabajos del sistema .
• Trabajos en tiempo real o casi en tiempo real: el flujo de trabajo puede ser síncrono (en tiempo real) o asíncrono (en segundo plano). Esto significa que cuando ocurre un cambio en Dynamics que desencadena un flujo de trabajo, el flujo de trabajo se activará inmediatamente o muy pronto después del cambio desencadenante. Use el flujo de trabajo si su proceso de negocio requiere una acción inmediata. Los flujos son rápidos, pero no tan rápidos como el flujo de trabajo.
• Notificaciones por correo electrónico: probablemente el uso más común del flujo de trabajo es la notificación por correo electrónico. Puedo configurar fácilmente un flujo de trabajo que envía al gerente de un representante de ventas un correo electrónico cuando se cierra una oportunidad. Estos correos electrónicos generados por el flujo de trabajo pueden incluir un hipervínculo dinámico a registros CRM, lo que facilita que la persona que recibe la notificación abra y actúe sobre el registro que activó el correo electrónico.

Procesos bajo demanda: si desea que un usuario pueda seleccionar un registro en Dynamics y activar manualmente un proceso, Workflow es su mejor opción. Los usuarios de Dynamics pueden activar un proceso a pedido desde una vista de Dynamics o un formulario de registro haciendo clic en el botón «Ejecutar flujo de trabajo». Alternativamente, puede crear un botón en la barra de comandos de Dynamics 365 que active un flujo de trabajo a pedido. La forma más fácil de hacerlo es a través de Ribbon Workbench.

Microsoft Flow

Microsoft Flow, como Workflow, se puede activar desde casi cualquier evento de Dynamics 365. A diferencia de Workflow, Microsoft Flow es un servicio externo de Microsoft y actualmente no está disponible desde el área de configuración de Dynamics 365. Para crear o actualizar Flows, inicie sesión en http://flow.microsoft.com .

Flow es un servicio «freemium». Existe una versión gratuita, pero en la versión gratuita no hay SLA y los flujos pueden tardar hasta 15 minutos en ejecutarse. Muchos planes de Office 365 y Dynamics 365 incluyen Flow y ofrecen un rendimiento más rápido, SLA y un mayor número de ejecuciones de flujo por usuario por mes.

Cuándo usar Flow

Use Flow para cosas que Workflow no puede hacer fácilmente. La siguiente lista es una lista no exhaustiva de escenarios en los que Flow tiene la ventaja sobre Workflow. Responda en la sección de comentarios con escenarios adicionales que le resulten útiles con Flow.

• Notificaciones: como mencionamos en la sección Flujo de trabajo, Dynamics Workflow puede enviar notificaciones basadas en correo electrónico. Sin embargo, a los usuarios modernos no les gusta llenar su bandeja de entrada con cientos de correos electrónicos de notificación. Con Flow, puede habilitar una variedad de escenarios de notificación adicionales.
  • Notificaciones de texto SMS: con el conector Twilio para Flow, puede enviar y recibir fácilmente notificaciones de texto SMS para eventos de Dynamics 365. El precio estándar para Twilio es de $ .0075 por mensaje enviado, lo que hace que Flow sea la forma más fácil y menos costosa de recibir notificaciones basadas en SMS de Dynamics 365.
  • Notificaciones push: si instala la aplicación Flow en su dispositivo móvil, puede crear flujos que le den una notificación push móvil cuando ocurra un evento de Dynamics 365. ¿Quiere recibir una notificación cada vez que se le asigne una nueva cuenta? Crea un flujo.
  • Notificaciones por correo electrónico enviadas por no usuarios. ¿Desea que las notificaciones por correo electrónico provengan de un buzón que no está asociado con un usuario de Dynamics 365? ¿Quiere evitar tener que pagar una licencia de Dynamics 365 para la cuenta que envía notificaciones por correo electrónico? ¿Desea usar Gmail, Hotmail o alguna cuenta de correo electrónico que no sea de Office 365 para enviar notificaciones por correo electrónico? Flow es compatible con todos estos escenarios.
• Flujos de trabajo creados por el usuario: si bien los usuarios finales pueden usar el flujo de trabajo de CRM para crear flujos de trabajo personales, no se usa con frecuencia de esta manera. Parte de la razón de esto es que la interfaz de usuario para Workflow puede ser confusa y no muestra el flujo de trabajo en un estilo visual intuitivo. Flow, por otro lado, es altamente visual y más intuitivo para usuarios avanzados.
• Aprobaciones: la actualización de abril de Flow introdujo un flujo de aprobación simplificado que proporciona una forma elegante de hacer aprobaciones en Dynamics 365. Si bien podía hacer un flujo de trabajo por correo electrónico en CRM, el proceso no fue muy elegante. Se requería que la persona que proporcionaba la aprobación fuera un usuario de Dynamics 365 y tenía que iniciar sesión en CRM para hacer una aprobación. Mediante la función de aprobación de Microsoft Flow, el aprobador puede aprobar por correo electrónico, notificación push o desde la aplicación Flow. La otra cosa interesante sobre el uso de Microsoft Flow para las aprobaciones es que todas las solicitudes de aprobación se manejan de la misma manera, por lo que si el aprobador necesita aprobar un cambio en una plantilla de PowerPoint, un documento de SharePoint, un pedido de Dynamics 365 y aprobaciones de otros sistemas, la aprobación se realizará de manera uniforme, y todas las solicitudes de aprobación pendientes serán visibles desde el centro de aprobaciones de Flow.
  • Una vez que el aprobador aprueba la solicitud, su Flow puede actualizar el registro al estado aprobado en Dynamics 365; antes solíamos hacerlo a través de Workflow.
• Eliminar registros: no existe una opción de eliminación estándar con Dynamics 365 Workflow (se puede agregar una mediante una actividad de flujo de trabajo personalizada ). Microsoft Flow incluye varias opciones que no están disponibles en el flujo de trabajo estándar de Dynamics 365, incluida la capacidad de obtener una lista de registros y ejecutar una operación para cada registro de la lista, y la opción de eliminar registros. Por supuesto, querrá usar esta opción con precaución, y el rol de seguridad del usuario determinará qué puede hacer con un Flow; si su rol de seguridad evita la eliminación de registros, no podrá eliminarlo con un Flow.
• Opciones de integración livianas: ¿Desea que la creación de un cliente en Dynamics 365 for Operation (AX) desencadene la creación del mismo cliente en Dynamics 365 Customer Engagement (CRM)? Flow presenta la opción de integrar y sincronizar entre sistemas comerciales sin escribir una integración en SSIS.
• Trabajos programados: si bien Dynamics 365 incluye algunas opciones en Workflow para retrasar un trabajo por un período de tiempo específico (usando una condición de tiempo de espera o espera ), no hay idea de un trabajo programado. Hasta ahora. Microsoft Flow puede ser su programador de trabajos. Al usar la opción Recurrencia cuando crea su Flow, puede programar trabajos recurrentes para que sucedan prácticamente en cualquier intervalo de tiempo que desee.

• Esto abre un mundo de posibilidades para la automatización programada del sistema. ¿Quiere tener un trabajo mensual que envíe correos electrónicos de feliz cumpleaños a todos los que cumplen años este mes? ¿Desea tener trabajos de eliminación masiva que puedan ejecutarse más de una vez por día? ¿Desea tener un trabajo que verifique los registros con datos incompletos y moleste a los representantes de ventas que los poseen para limpiarlos? El flujo es tu herramienta.
• Extienda la integración de Microsoft Office: con los documentos Flow y Office almacenados en Sharepoint, One Drive, One Drive for Business o DropBox, puede automatizar la integración entre Dynamics 365 y Microsoft Office. Por ejemplo, ¿desea tener una hoja de cálculo que incluya todos los registros que cumplan con criterios específicos, pero no desea utilizar la exportación a Excel? Cree un flujo para actualizar una hoja de cálculo de Excel en su DropBox o One Drive siempre que se cree un registro en CRM.
• ¿Vas a una feria comercial y quieres una manera fácil de capturar las tarjetas de visita? Cree una hoja de cálculo para capturar los detalles de la tarjeta de visita y un Flujo para crear contactos en CRM cuando se agregue una fila a la hoja de cálculo.
• Flujos de trabajo que abarcan múltiples aplicaciones: por mucho que odie admitirlo, el mundo no gira en torno al CRM. Los clientes utilizan productos de Microsoft junto con excelentes herramientas de terceros. Mire lo que usan sus usuarios y vea si Flow tiene un conector para ello. Por ejemplo, muchos clientes están comenzando a usar Slack para la colaboración en equipo. Con Microsoft Flow, puede publicar automáticamente en Slack cuando ocurre un evento en Dynamics 365, lo que permite una funcionalidad similar que está disponible con la integración de Microsoft Yammer con herramientas de colaboración de terceros.

Una nota sobre el rendimiento

Al decidir si usar o no Microsoft Flow, se debe considerar el rendimiento. ¿Qué tan rápido necesita que suceda el proceso, pero también cuál es el impacto en el rendimiento del sistema Dynamics?

En algunos casos, Flow puede ser una mejor opción para el rendimiento del sistema que el flujo de trabajo de Dynamics. Los procesos asincrónicos como el flujo de trabajo usan el servicio de procesamiento asincrónico de Dynamics 365. Cuantas más instancias de flujo de trabajo y otros trabajos del sistema se estén activando, mayor será la carga que soportará este servicio.

Tenga especial cuidado con las condiciones de «espera» de larga duración. Estos trabajos conllevan una sobrecarga de rendimiento y también conllevan el riesgo de que si las instancias están esperando por largos períodos de tiempo, la definición del trabajo puede cambiar, pero las instancias de espera heredadas conservarán la definición anterior (pregunte a cualquier administrador de CRM del temporizador anterior y él o ella lo harán).

Pero, por otro lado, cuantos más flujos tenga en su sistema Dynamics, mayor será el impacto que pueda tener en el rendimiento del sistema. Una operación de flujo es similar a la huella de rendimiento de un usuario que ejecuta la operación. Si tiene miles de trabajos de Flow que llegan a Dynamics simultáneamente, existe la posibilidad de algún nivel de impacto en el rendimiento del sistema.

No es ni tampoco

Al principio de esta publicación mencioné que queremos usar la herramienta adecuada para el trabajo. Y eso se aplica a la decisión de usar Flujo de flujo de trabajo. Mi recomendación es mirar sus procesos desde una perspectiva de extremo a extremo. Si el trabajo comienza y termina dentro de Dynamics 365, Workflow es probablemente su mejor opción; sin embargo, si el proceso toca otros sistemas o servicios, o se beneficiaría de las opciones ofrecidas por Flow que no están en Dynamics 365 Workflow, Flow debe considerarse para el trabajo.